Les équipements de communication d’une salle de réunion facilitent le partage d’informations et les échanges entre les participants accueillis sur place et ceux en télétravail. © LogitechEn mode présentiel ou distanciel, avec des participants individuels ou une autres salles de réunion communicantes, il y a toujours une solution adaptée … Barres vidéo, équipements audios, caméras… Cette partie du dossier passe en revue ces types d’équipements.
Pendant de nombreuses années, l’équipement classique pour diffuser les images d’un ordinateur au cours d’une réunion consistait en la mise en place d’un vidéoprojecteur posé sur la table centrale ou suspendu au plafond de la salle. Cette solution n’est plus privilégiée pour les petites salles. En effet, même si le coût d’acquisition d’un vidéoprojecteur reste compétitif par rapport à un écran LCD de grande taille, son installation en plafond (support de fixation, tirage des câbles vers le sol, alimentation électrique…) viendra grever le prix initial de l’équipement. Le niveau lumineux sera moins élevé qu’un écran LCD fonctionnant en mode émissif, surtout dans une salle où l’on doit conserver un éclairage minimal pour le déroulement de la réunion.
Tous ces inconvénients ont conduit à l’abandon du vidéoprojecteur en plafond pour le remplacer par un écran LCD de grande taille, au minimum avec une diagonale de 50 pouces pour les petites salles, plutôt de 65 à 95 pouces pour les plus grandes. La diagonale sera choisie en fonction de la profondeur de la salle et de la position des sièges les plus éloignés.
Pour des salles de très grande taille ou de prestige, il est possible de les équiper avec des écrans de type murs à Led avec des diagonales supérieures à 100 pouces. Mais leur coût reste encore très élevé. Si leur structure est modulaire, il est possible de les adapter à des formats ou ratio d’écran spécifique sortant du traditionnel 16/9e.
Concernant la table de réunion, la forme rectangulaire n’est pas la plus adaptée, car les personnes assises sur les bords latéraux dans le sens de diffusion, sont un peu gênées par l’épaule de leur voisin lorsqu’elles regardent l’écran. C’est pourquoi des fabricants de mobilier de bureau proposent des tables de réunions en forme de V ou en arc de cercle pour mieux dégager la vision de l’écran. En cas de visioconférence, la caméra placée dans l’axe central cadre mieux les participants réunis autour de ce modèle de table.
À première vue, il existe peu de différences entre un écran plat pour regarder la télévision chez soi, et les moniteurs LCD de grande taille que fabriquent les constructeurs pour les marchés professionnels ou corporate. Pour ces usages d’entreprise, ils ont développé des gammes spécifiques d’écrans LCD, en particulier pour l’affichage dynamique dans les espaces commerciaux mais aussi pour équiper les salles de réunion.
Leur première spécificité concerne leur durée d’utilisation quotidienne, prévue en général pour 12 à 18 heures par jour, et ce sept jours sur sept, alors que pour les téléviseurs familiaux, ce taux d’usage est nettement moins élevé. Deuxième grande particularité par rapport au téléviseur familial, la plupart des moniteurs professionnels pourront être pilotés à distance ou supervisés via un port série ou Ethernet. Grâce à celui-ci, il sera possible de le commander à distance, par exemple pour le mettre sous tension ou le passer en mode veille le soir, soit via un automate local ou des commandes liées à la gestion du bâtiment.
Ce port de commande à distance sert aussi à faire remonter des informations sur son usage, ou des alarmes si un composant commence à montrer des signes de faiblesse et risque de provoquer une panne. Cette fonction d’alerte facilite une maintenance préventive sans attendre que la panne soit effective et bloque alors l’usage de la salle. La dernière fonctionnalité présente sur les moniteurs professionnels, concerne l’affichage dynamique pour diffuser des contenus d’information lors des pauses ou si l’écran est installé dans un espace d’accueil ou de convivialité.
Les équipements audio
Les performances et la qualité des équipements audio sont des éléments essentiels pour la réussite des visioconférences et le confort des participants dans les salles de réunion. Pour la diffusion des contenus sonores associés aux documents vidéo, la partie audio des écrans LCD sera suffisante pour une petite salle de moins d’une dizaine de personnes. Lorsque sa capacité atteint la vingtaine de participants, il est indispensable de prévoir un renforcement audio avec des enceintes acoustiques optionnelles si elles sont proposées par le constructeur de l’écran, ou une paire d’enceintes amplifiées fixées de part et d’autre. Si un équipement de visioconférence est prévu, c’est la barre audiovisuelle qui regroupe caméra, microphones et haut-parleurs qui sera privilégiée.
La captation sonore des propos tenus au cours de la réunion s’appuie sur des microphones indépendants ou plus souvent des capsules audios intégrées soit à des microphones de table (ou stations audios de table appelées aussi speakerphone) soit à des barres audiovisuelles. Ces équipements reçoivent également des haut-parleurs pour assurer la reproduction sonore des interventions distantes. Il est donc difficile de décrire les outils audio destinés aux salles de réunion en séparant d’un côté la captation des propos et de l’autre leur restitution sonore.
La partie audio des barres audiovisuelles convient pour des réunions de cinq à dix personnes au maximum, placées à moins de 6 mètres de distance. Dès que le nombre de participants dépasse ces valeurs ou si la table de réunion est de forme allongée, il est indispensable de renforcer la diffusion sonore et la captation audio avec des stations audio de table qui se connectent via un port USB, sur l’ordinateur ou la barre vidéo qui gère la visioconférence. Pour équiper des tables allongées il est possible de les chaîner les unes aux autres. Le mode de connexion varie selon les modèles et les constructeurs.
Une solution alternative, si le nombre de participants est plus élevé, consiste à prévoir un ensemble de microphones col-de-cygne, un par intervenant ou éventuellement un pour deux. Longtemps reliés à une unité centrale via un câblage propriétaire de type bus, plusieurs constructeurs proposent des systèmes sans fil basés sur des liaisons de type DECT cryptées. Ils éliminent ainsi les fils disgracieux qui serpentent sur la table. Parmi les nombreuses marques de microphones, les gammes Microflex Wireless de Shure et Adecia de Yamaha sont des produits adaptés à l’environnement des salles de réunion.
Mais pour des salles de taille plus importante avec des aménagements mobiles ou modulaires, la solution de prise de son la plus confortable consiste à installer en plafond des dalles de micros multicapsules dont les lobes de sensibilité sont contrôlés par processeur en fonction de l’origine des sons dans la salle.
Les participants sont la plupart du temps assis face à face autour de la table. Pour une salle avec moins de vingt sièges, une sonorisation locale dédiée à l’amplification de leurs interventions est inutile. Par contre, si des réunions à distance se tiennent dans la salle, il est indispensable de prévoir un système de prise de son pour transmettre aux correspondants les propos échangés entre les participants.
Le outils de prise de vues
Pour assurer les visioconférences, il est indispensable de prévoir une caméra vidéo qui filme les participants à la réunion et transmet leurs images vers les autres participants à distance. Cette caméra est obligatoirement placée au-dessus ou en dessous du grand écran LCD pour que le regard des personnes filmées soit orienté vers la caméra puisqu’elles regardent aussi, sur cet écran, les images provenant des sites distants.
Il est possible d’installer une webcam performante, à la condition qu’elle soit munie d’un zoom numérique associé à une fonction de tracking automatique, et si possible assistée par de l’IA. Une caméra sur tourelle PTZ est aussi une autre solution, mais en l’absence d’une fonction de suivi automatique du cadrage, il faudra que quelqu’un s’occupe de modifier le cadrage des intervenants au fil de leurs interventions, ce qui est rarement le cas dans le cadre d’une réunion. Là aussi un outil d’assistance au cadrage basé sur l’IA est devenu indispensable.
La solution la plus commode, et qui se généralise, est basée sur la mise en place d’une barre vidéo associant dans un coffret unique haut-parleurs, capsules de microphones et caméra vidéo. Il est impératif de choisir un modèle muni d’un capteur 4K associé à un zoom numérique qui vient sélectionner par « cropping » une image HD de la personne qui s’exprime. Là aussi les outils d’IA pourront apporter des fonctions de cadrage automatisé pour varier les plans et se centrer sur le locuteur (lire ci-après le paragraphe consacré aux barres vidéo avec intelligence artificielle).
Des barres audiovisuelles en fonction de la taille des salles de réunion
Les barres audiovisuelles (ou barres vidéo) sont les descendantes directes des barres de son conçues pour le marché audiovisuel domestique afin de renforcer et d’améliorer la diffusion sonore des téléviseurs LCD.
L’écran LCD est devenu au fil des ans le dispositif d’affichage des salles de réunion en remplacement du vidéoprojecteur. Tout naturellement la barre de son est devenue l’accessoire recommandé pour offrir un regain de puissance sonore par rapport aux haut-parleurs internes de l’écran LCD. Très vite plusieurs constructeurs ont imaginé associer la barre de son avec la caméra de visioconférence, puisque ces deux périphériques sont placés ou fixés à proximité du grand écran LCD.
Selon les choix effectués par les constructeurs, l’association entre les deux outils est plus ou moins imbriquée. Une première série d’acteurs juxtapose les deux matériels sur un support unique en conservant leurs connecteurs respectifs. D’autres les associent avec un système de prise de son dans une électronique commune de manière à simplifier les raccordements vers l’unité de visioconférence externe ou un ordinateur muni d’un logiciel de visioconférence et les contrôler ainsi à distance.
Une troisième catégorie en profite pour incorporer dans la barre de son/vidéo le codec de visioconférence avec ses interfaces réseau. Cette solution adaptée à des petites salles de réunion simplifie grandement le déploiement du système de visioconférence, il suffit de le compléter avec un écran LCD. Si le nombre de participants dépasse les huit à dix personnes, il sera préférable d’ajouter un ou deux systèmes de micros de table. Les configurations sont fort nombreuses et certains constructeurs présentent même sur leur site Web des schémas de principe des diverses architectures selon la taille de l’auditoire et la disposition de la salle de réunion.
Selon les propositions des constructeurs, il existe des barres vidéo avec des caméras à focale fixe dont les performances sont similaires à celles des webcams pour ordinateur. Il s’agit globalement de modèles avec objectif zoom orientable mécaniquement (comme pour les caméras PTZ) et ou encore de caméras fixes avec zoom numérique et outils d’assistance pour le cadrage.
Deuxième partie du dossier paru dans Sonovision #41, p. 38-53, extrait du hors-série Créer son studio multimédia. Pour découvrir ce hors-série dans son intégralité, vous pouvez le commander en cliquant ici.
La première partie de ce dossier est disponible ici
