Aujourd’hui plus une semaine ne s’écoule sans sollicitation pour participer à une réunion professionnelle en visioconférence. Les technologies et les interfaces sont désormais au point et ce mode opératoire est en mesure d’accompagner avec succès les équipes pour prendre des décisions, échanger, et interagir avec les clients, fournisseurs et autres partenaires.

Cependant, aucun protocole n’existe pour assurer le bon déroulement de ces réunions, et l’on constate régulièrement une confusion, de la nervosité et même des incompréhensions lors des échanges entre interlocuteurs.

Fixer un cadre qui observe quelques règles évitera des situations parfois embarrassantes et favorisera  la réussite de vos visioconférences professionnelles…

Règle n °1 – Désigner un modérateur

Comme pour toute réunion classique, en l’absence de modérateur, vos visioconférences risquent de dévier des thèmes prévus. Mettez-vous d’accord en amont sur l’identité de la personne qui dirigera chaque session.

Règle n °2 – Définir un objectif

Toute réunion doit avoir un motif. S’il s’agit juste d’interagir rapidement avec vos collègues, donnez-lui un titre approprié, par exemple « pause café ». En revanche, évitez à tout prix « réunion d’équipe », étant donné que les implications d’un tel titre sont totalement différentes.

Règle n °3 – Couper le son des microphones des personnes qui n’interviennent pas

Nous avons tous eu l’occasion d’entendre les bruits de fond captés par les micros d’autres participants (musique, cris d’enfants, bruits de chantiers, lave-vaisselle et autres sons de touches de claviers). Pour que vos réunions se déroulent sans accroc, coupez les son des personnes qui n’interviennent pas ou veillez à ce que les individus n’étant pas en train d’intervenir coupent leur microphone afin de minimiser les interférences et les distractions.

Règle n °4 – Chacun son tour

Il n’y a rien de rédhibitoire à ce que plusieurs personnes parlent en même temps lors d’une discussion en personne. En revanche, en visioconférence, c’est extrêmement agaçant. Idéalement, il vaut mieux déterminer un ordre de prise de parole ou laisser au modérateur le soin de la donner à chacun des participants.

Certains outils permettent d’ailleurs de lever virtuellement la main pour demander à intervenir. Le modérateur est alors alerté et peut réagir en conséquence. Pour les groupes plus larges, les participants ont également la possibilité de poser une question dans la fenêtre de conversation textuelle pour faire savoir qu’ils ont quelque chose à dire.

Règle n °5 – Limiter les interventions

Certaines personnes ont beaucoup de choses à dire, ou aiment garder la parole. Parfois, cela peut être nécessaire ; mais le reste du temps, cette tendance peut également être ennuyante. Si vous, en tant que modérateur, souhaitez recevoir les retours de chaque participant, commencez par limiter les temps de parole de chacun d’entre eux.

Règle n °6 – Parler plus lentement

Lors des réunions en ligne, il y a souvent un temps de latence (parfois de plusieurs secondes) entre le moment où un participant intervient et celui où le son est transmis. Si vous posez une question, donnez au groupe suffisamment de temps pour y répondre. En outre, ne répondez pas immédiatement après chaque phrase, car l’intervenant peut avoir d’autres choses à dire.

Règle n °7 – Montrez-vous si nécessaire

Tout l’intérêt des outils tels que GoToMeeting, Zoom, Skype, Microsoft Teams ou Team Viewer, c’est de pouvoir se voir les uns les autres, cependant lorsque la réunion dépasse les 8 personnes, tous les participants n’ont pas besoin d’activer leur caméra tout au long de la réunion. On peut envisager la video pour tous au début de la réunion puis inviter les participants éteindre leur camera ensuite pour économiser de la bande passante et permettre de se concentrer sur les orateurs.

Règle n °8 – N’invitez que les personnes vraiment concernées

Étant donné qu’il n’est pas nécessaire de sortir de chez soi pour mener des visioconférences, on peut être tenté d’inviter plus de personnes qu’il ne le faut. Réfléchissez au préalable à l’objectif de la visioconférence. Combien de fois vous êtes-vous retrouvé(e) à vous demander ce que vous faisiez parmi les invités d’une réunion donnée et à ne rester jusqu’à la fin que par courtoisie ? Pour éviter cela, imaginez qu’il s’agisse d’une réunion en présentiel, puis n’invitez que les personnes qui doivent y prendre part.

Règle n °9 – Utilisez des illustrations visuelles percutantes

La plupart des participants aux visioconférences sont assis devant un ordinateur portable avec écran aux dimensions réduites. Évitez les visuels remplis de texte et utilisez plutôt des images. En visioconférence, n’oubliez pas qu’on peut transmettre des émotions avec des mots et des images utilisés avec pertinence !

Règle n °10 – Soignez votre image

Enfin, tout comme lors d’une rencontre présentielle, la première impression est déterminante :  évitez les les cadres en contre plongée, les environnements peu éclairé et le désordre derrière vous !