La gestion et le suivi des outils collaboratifs d’une entreprise peuvent être à la fois difficiles et contraignants.
Compte tenu de la présence de nombreux concurrents sur ce marché et du fait que les collaborateurs viennent travailler avec leurs outils de communication parfois différents, la plupart des entreprises sont amenées à utiliser de multiples plateformes pour leurs activités de visioconférence et de collaboration. L’orchestration de tous ces outils peut être un véritable cauchemar pour les administrateurs informatiques, tant sur le plan de la gestion que du coût.
Face à un si grand nombre de solutions de communication et collaboration spécifiques sur le lieu de travail, la question qui se pose :
Comment les administrateurs informatiques peuvent-ils garantir que les collaborateurs accèdent facilement, et en toute fiabilité, aux outils collaboratifs tout en gérant les risques pour la sécurité et en maintenant de faibles coûts ?
Cette analyse s’intéresse aux différentes possibilités offertes pour mettre en place un écosystème collaboratif cohérent et efficace. Compte tenu de l’importance croissante de la technologique collaborative pour la productivité des entreprises, une gestion appropriée et l’appréciation du coût et du temps passé par le service informatique sont déterminantes pour évaluer l’efficacité.
La collaboration est reine
Dans un contexte de répartition de la force de travail, la collaboration est devenue indispensable à la productivité des entreprises. Selon une récente enquête réalisée par Spiceworks auprès de décideurs du secteur informatique, près de 7 décideurs sur 10 estiment que la collaboration est une priorité élevée dans leur organisation et qu’elle n’est jamais suffisante. 68% d’entre eux considèrent qu’il serait utile d’accorder une attention accrue à ces solutions. Mais l’adoption de solutions ne garantit pas que leur mise en uvre se fera sans heurts.
L’ignorance peut coûter cher
Selon cette enquête, les organisations utilisent, en moyenne, plus de quatre solutions différentes provenant de trois fournisseurs de systèmes de conférence et de collaboration (web, audio, vidéo, chat, etc.). Pour le service informatique, la gestion de multiples solutions est problématique et coûteuse. En réalité, 56% des répondants ont admis ne pas connaître la somme qu’ils consacrent aux abonnements et licences.
Les mesures suivantes peuvent être prises par le service informatique pour mettre de l’ordre et établir un écosystème collaboratif efficace et au rapport qualité-prix avantageux.
Mesure 1 : Audit de votre technologie collaborative
Faites l’inventaire et recensez les technologies collaboratives utilisées par votre entreprise ainsi que la manière dont ces outils sont utilisés. Selon l’enquête, les quatre solutions collaboratives utilisées le plus fréquemment sont les technologies de messagerie (74%), de partage d’écran/web (72%), vocales/audio (72%) et vidéo (70%). Examinez les données d’utilisation mais veillez également à dialoguer ouvertement avec les collaborateurs de votre entreprise afin de déterminer s’ils utilisent des applications et outils dont vous n’avez pas connaissance. Ces informations peuvent contribuer à résoudre les problèmes relatifs au shadow IT.
Mesure 2 : Regrouper les solutions, dans la mesure du possible
Qu’elles soient pleinement utilisées ou non, toutes les solutions collaboratives de votre lieu de travail vous coûtent de l’argent. Identifiez les parties prenantes et les contrats de tous les produits recensés par votre audit puis cherchez comment les regrouper. Il s’agit de tous les contrats de maintenance, de support, les facturations à la minute et les coûts de matériel sur site. Le coût total de détention de ces solutions dépasse les simples frais de licence il comprend également le temps consacré au déploiement, à la formation et au traitement des incidents.
Mesure 3 : Évaluer l’interopérabilité
66% des professionnels de l’informatique interrogés utilisent plusieurs fournisseurs de solutions de conférence et de collaboration. Malheureusement, les technologies d’un espace de communications unifié ont la fâcheuse réputation d’être tout sauf unifiées. Lorsque vous examinez les solutions collaboratives, recherchez une interopérabilité fondée sur des normes et un processus intégré d’invitation des intervenants afin d’élargir la communication aux fournisseurs, partenaires et clients n’appartenant pas à l’organisation. Si l’outil collaboratif ne permet pas une interopérabilité avec d’autres solutions, il peut être un obstacle au bon fonctionnement de la collaboration.
Mesure 4 : Garantir la fiabilité
Les applications gratuites et grand public sont parfois proposées mais elles peuvent présenter des problèmes, notamment une mauvaise qualité de l’image ou du son médiocre ainsi que des ratés de la bande passante. La technologie collaborative doit vous donner l’impression d’être dans la même pièce que votre interlocuteur qui est à l’autre bout du monde. Si elle ne vous permet pas de communiquer régulièrement, avec fiabilité, vous risquez de voir émerger des technologies collaboratives parallèles.
Mesure 5 : Garantir la sécurité
L’une des principales responsabilités du service informatique consiste à garantir que les produits et services collaboratifs qui contiennent des informations confidentielles sur l’entreprise offrent une sécurité optimale. Selon Gartner, d’ici 2020, un tiers des atteintes à la sécurité seront dues au shadow IT. Compte tenu du concept BYOD (Bring Your Own Device – apportez votre appareil numérique), de la répartition des effectifs et de l’utilisation de multiples outils collaboratifs, les problèmes de sécurité peuvent faire des ravages s’ils ne sont pas gérés correctement. Lors de la sélection ou de l’évaluation de vos solutions, faites en sorte que toutes vos données, fixes ou mobiles, soient cryptées ; vos applications, systèmes et terminaux sont protégés par un pare-feu et veillez à ce que des mises à jour automatiques soient accessibles et actives pour garantir des mécanismes de sécurité efficaces et opportuns.
Mesure 6 : Désigner des défenseurs de la collaboration
Les changements de technologies collaboratives au bureau peuvent être difficiles à mettre en oeuvre. Il est donc déterminant que tous les collaborateurs soient motivés par cette nouvelle orientation. Les responsables de départements et tous les membres de l’équipe concernés par un changement doivent en être partie prenante afin d’optimiser son adoption. Près de 7 professionnels de l’informatique sur 10 ont affirmé que la collaboration est une priorité élevée ou indispensable à la stratégie en vigueur dans l’organisation. Désignez un partenaire de référence, un défenseur de la collaboration, si vous le souhaitez, dans chaque département, qui pourra vous aider à gérer les changements. Il pourra servir de guide à chacun sur la nouvelle voie de la collaboration et répondre aux questions et préoccupations des collaborateurs tout au long de ce processus.
En bref
La collaboration est la pierre angulaire d’un lieu de travail moderne et elle est vitale pour le travail en équipe et la prospérité de l’entreprise. Le service informatique joue un rôle déterminant dans la création et le maintien d’un écosystème collaboratif cohérent, dans lequel la technologie fluidifie les communications plutôt que de les entraver. Avec un peu de planification stratégique, sous la direction du service informatique, un projet d’écosystème collaboratif cohérent et au rapport coût-efficacité avantageux peut devenir une façon optimisée de travailler en entreprise au XXI siècle.
*Shadow IT (parfois Rogue IT) est un terme fréquemment utilisé pour désigner des systèmes d’information et de communication réalisés et mis en oeuvre au sein d’organisations sans approbation de la direction des systèmes d’information.
