Comme de nombreuses entreprises adoptent l’open space, il est plus important que jamais de désigner des espaces de collaboration exempts de bruit et de distractions. C’est ainsi que naquit le concept de salles de réunion plus petites, également appelées “Huddle Rooms”” (l’anglais « huddle » signifiant « se blottir »). La mise en place de zones pour de petits groupes de trois à cinq personnes ainsi que pour des équipes virtuelles via les visioconférences permet de travailler ensemble de façon efficace sans pour autant enlever de significatifs mètres-carrés au reste du plateau.

« En dix ans, le perfectionnement des outils mobiles et la volonté grandissante de télétravailler ont pratiquement éliminé le besoin d’avoir des bureaux séparés. L’open space est devenu la règle et les entreprises considèrent à présent l’installation de postes de travail en self-service. Or, dans ce contexte d’étages entiers grand ouverts, il devient plus important que jamais d’aménager des salles de réunions à l’abri des nuisances sonores et autres distractions. La huddle room est une solution peu chère qui économise des M2 parfois très coûteux dans certaines villes. On constate qu’aujourd’hui, les entreprises en ont déjà installées près de 30 millions à travers le monde », commente Hugues de Bonnaventure, Country Manager France chez l’éditeur de solutions de visioconférence Lifesize.

Facile à mettre en place sur un plateau sans impacter la rentabilité de la surface locative, les huddle rooms présenteraient l’avantage d’améliorer la collaboration et les dialogues.entre collaborateurs « C’est d’ailleurs pour cela que les jeunes générations, pour qui la culture collaborative est essentielle, apprécient tout particulièrement les huddle rooms. Un phénomène à ne pas négliger car ils constitueront la moitié des salariés d’ici à 2020 », ajoute Hugues de Bonnaventure

Maximiser la rentabilité des huddle rooms avec la visioconférence

Reste à rendre le lieu le plus propice possible au travail. Classiquement, une huddle room est équipée de deux à quatre sièges et d’un simple téléphone. C’est, selon une étude menée récemment par Frost & Sullivan, cette configuration qui prévaut pour 95% des huddle rooms dans le monde. Pour Hugues de Bonnaventure, cependant, cet aménagement de base n’est pas optimisé.

« Dans 5% des cas, les entreprises ont équipés les huddle rooms de matériel de visioconférence comme celui utilisé dans les salles de réunion des dirigeants. En s’assurant que les fonctions et les techniques sont les mêmes partout, il devient possible de travailler à distance dans de très bonnes conditions : brainstorming avec des collaborateurs externes, diffusion de messages stratégiques, ou encore échange avec un client, un partenaire. Chaque mètre carré est exploité au maximum de sa rentabilité » rappelle Hugues de Bonnaventure.

La visioconférence s’inscrit de plus en plus comme un outil essentiel aux stratégies de communication et de collaboration. Le faible coût des solutions modernes, la facilité d’utilisation et la capacité à intégrer de nouveaux utilisateurs, ont ouvert la porte à toute une catégorie de nouveaux usages en adéquation avec la dynamique des processus de travail modernes.

Une visioconférence en Cloud afin d’éviter les contraintes de coût et de maintenance

Si les avantages des systèmes de visioconférence sont tels, on peut dès lors se demander pourquoi si peu de huddle rooms en sont équipées. aujourd’hui. « Plusieurs facteurs entrent en compte, parmi lesquels, la crainte que les coûts d’installation et d’entretien soient prohibitif, ou la méconnaissance des entreprises de la facilité de la mise en place du système.», avance Hugues de Bonnaventure.

Pour répondre à ces problématiques, la solution est d’opter un système de visioconférence en Cloud. « Le mode SaaS réduit considérablement le temps nécessaire au déploiement et à la gestion quotidienne d’une solution, tout en faisant baisser significativement le coût pour la DSI comme pour les utilisateurs. Une solution collaborative toute intégrée, avec de l’audio qui passe par le web, de la visioconférence et de la messagerie de groupe depuis un fournisseur unique certifié apporte aux utilisateurs une expérience facile et cohérente entre les plateformes logicielles et les appareils, quel que soit l’endroit où se trouve l’utilisateur », explique le responsable de Lifesize.