Le stress lié à l’utilisation d’appareils en réunion est la source de problèmes sérieux sur le lieu de travail, allant des baisses de productivité aux pertes de contrat, voire à des promotions manquées.

Le rythme cardiaque des personnes étudiées a atteint 179 battements par minute quand elles essayaient d’utiliser des appareils durant une réunion**. Étant donné que le rythme cardiaque normal au repos est de 60 à 100 BPM, ce phénomène est un indicateur de stress indiscutable. Des études ont démontré que parmi tous les employés français qui doivent interrompre leur travail pour tenter de maîtriser les technologies en salle de réunion, les trois quarts d’entre eux sont forcés de procéder ainsi à intervalles réguliers. Ce phénomène s’accompagne de nombreuses conséquences négatives pour leur entreprise et pour eux-mêmes.

Les appareils de salle de réunion qui ne fonctionnent pas harmonieusement sont particulièrement néfastes pour la productivité. Une des principales difficultés rencontrées par les employés français est le partage de contenus et d’écrans, ainsi que l’identification des bons câbles à brancher aux appareils de la salle de réunion.

En essayant de surmonter leurs problèmes techniques, les utilisateurs perdent un temps précieux : 66 % d’entre eux tentent de résoudre eux-mêmes le problème, 48 % appellent l’assistance technique, et 29 % finissent par abandonner l’idée d’utiliser l’appareil et passent au plan B. Enfin, 16 % vont même jusqu’à repousser des réunions en attendant la résolution de ces soucis.

La grande majorité (92 %) d’entre nous se prépare à l’éventualité d’un contretemps technique, en imprimant des documents en guise de solution de secours ou en s’organisant à l’avance avec le service informatique de l’entreprise, et 53 % font même des répétitions pour être sûrs de bien utiliser les appareils.

En raison de ces difficultés techniques, 22 % des employés de bureau français ont manqué des échéances importantes, et presque un quart (23 %) d’entre eux sont même passés à côté d’opportunités d’avancement personnel, comme des promotions. Autre conséquence plus grave : 11 % des employés interrogés ont indiqué que leurs soucis techniques en salle de réunion ont entraîné des pertes de contrat pour leur société. Ce chiffre sous-entend que les appareils de salle de réunion dont les performances laissent à désirer peuvent également avoir pour effet d’endommager la réputation de la personne et de l’entreprise. Dans ce contexte, 70 % des répondants pensent que les technologies de salle de réunion doivent être prises plus au sérieux.

Selon le Dr David Lewis, neuropsychologue et directeur de Mind Labs International : « Les employés présentent une réaction de stress indéniable quand ils ont du mal à faire fonctionner des technologies de salle de réunion. Le stress sur le lieu de travail a clairement un effet négatif. Des échéances sont manquées, et il arrive même que certains passent à côté d’une promotion à cause de cela. De telles situations ne devraient pas se produire ! La suppression de ces facteurs de stress pour les employés doit devenir une priorité importante pour les entreprises. »

Lieven Bertier, directeur de gestion de produit chez Barco pour ClickShare, a déclaré : « L’investissement dans des technologies de salle de réunion qui marchent avec une simple pression sur un bouton permet de réduire considérablement les facteurs de stress et de complexité dans la vie des employés de bureau. Quand le personnel peut partager ses écrans et collaborer plus facilement, les entreprises en bénéficient également en devenant plus efficaces. Les gains de productivité et d’efficacité ont un effet positif sur la croissance et le chiffre d’affaires. »

* Étude indépendante menée en mars 2016 par Vanson Bourne pour Barco sur 1 000 employés de bureau au Royaume-Uni, aux États-Unis, en France et Allemagne, qui organisent, présentent ou participent à des réunions.

** Étude indépendante menée par Mind Labs pour Barco sur 27 participants. Reliés à des dispositifs mesurant leur activité électrocutanée et leur rythme cardiaque, ils ont fait face à deux scénarios : dans le premier, l’installation technique reposait sur un appareil Barco ClickShare simple d’utilisation ; dans l’autre, ils ont dû gérer eux-mêmes l’aspect technique de la réunion. Leurs niveaux de stress ont été enregistrés pendant les deux sessions avant d’être comparés.