Cela signifie-t-il que cette tendance ne sera pas maintenue sur le long terme ? Pas forcément, car l’avenir du travail sera hybride. Mais alors, qu’est-ce qu’un bureau hybride et comment les entreprises peuvent-elles se préparer à la mise en place de ressources humaines hybrides ?
Le « bureau hybride », c’est un univers de travail où les employés peuvent travailler depuis leur bureau traditionnel et/ou de n’importe où, en ayant tous les outils nécessaires pour effectuer leur tâche.
Des lors, quelles sont les exigences et les politiques de sécurité que les entreprises doivent adapter ? Quel type d’infrastructure de bureau les entreprises doivent-elles mettre en place pour se préparer à ce travail hybride ? Quels sont les équipements et les outils nécessaires pour les soutenir ? Obtenez une réponse à toutes ces questions et apprenez comment mettre en place votre bureau hybride en 3 étapes simples.
1/ Définir une politique de bureau hybride
Lorsque COVID19 a frappé et forcé bon nombre de salariés à travailler chez eux, le plus difficile a été de trouver les moyens de leur permettre de le faire. Comme beaucoup d’entre eux n’avaient jamais travaillé à distance auparavant, ils n’avaient aucune expérience en la matière. On s’est aussi vite rendu compte que cela peut être compliqué dans certains secteurs. En mettant en place une politique de bureau hybride, les manageurs doivent s’assurer que les employés suivent les bonnes directives. Voici comment vous pouvez les mettre en place :
Définir clairement à qui s’applique la politique de bureau hybride – Faire savoir clairement quels salariés peuvent travailler à domicile. Peut-être les nouveaux employés doivent-ils travailler au bureau pendant les 30 premiers jours pour faciliter leur intégration ? Peut-être que certains postes ne peuvent pas être occupés à distance ? Quelles que soient les réponses à ces questions, veillez à les définir clairement dans votre politique de travail hybride.
Définir précisément les règles concernant les cas où les employés peuvent travailler à distance et ceux où ils ne peuvent pas – Souhaitez-vous faire travailler les employés trois jours à distance et deux jours au bureau ? Mettre en place une indemnité pour les jours de travail à distance ? Y aurait-il des réunions obligatoires en présentiel ? Combien d’heures les travailleurs à distance doivent-ils travailler chaque jour ? Il y a beaucoup de choses à prendre en considération. Faites la liste de tous les scénarios possibles et définissez des règles pour chaque scénario.
Communiquer sur la manière dont les employés travailleront à domicile – Les employés doivent-ils ramener leurs ordinateurs du bureau à la maison ou doivent-ils y accéder à distance ? Et comment ? Fournissez-vous un outil d’accès aux logiciels de l’entreprise ? Quelles applications doivent-ils utiliser pour communiquer entre eux ? Il est indispensable que chacun sache quels sont ces outils et comment les utiliser.
Mettre l’accent sur la sécurité – Un critère primordial ! Nous vivons à l’ère du numérique et les pirates informatiques s’efforcent chaque jour davantage de franchir les barrières de sécurité. Bien qu’il n’existe pas de sécurité parfaite, ne leur facilitez pas la tâche. Définissez vos consignes de sécurité dans votre politique et assurez-vous que votre équipe sache comment les suivre.
2/ Repenser les espaces de travail
Avez-vous besoin de grands bureaux si les employés ne viennent que quelques jours par semaine, peut-être même quelques jours par mois ?
Alors comment faire ? Vous voulez permettre le télétravail mais pas à 100%, car vous souhaitez quand même promouvoir la collaboration, bénéficier de la dynamique d’équipe, sans rien lâcher sur la sécurité. Vous pouvez opter pour des bureaux tournants (Flex office), en investissant dans des espaces plus interactifs pour que les employés puissent collaborer. Peut-être faudrait-il transformer la salle de café en une salle de détente conviviale ?
Et si vos bureaux sont aussi utilisés comme un signal pour impressionner les clients potentiels, peut-être vous devriez investir dans une salle de conférence ultramoderne. Et si les bureaux sont à moitié vides, y a-t-il besoin d’autant de salles de réunion ?
Ce ne sont là que quelques domaines à explorer. L’essentiel est de définir ce que vous essayez d’accomplir et de concevoir votre espace en conséquence.
3/ Investir dans les bons outils et la bonne technologie pour soutenir efficacement les équipes hybrides
Quels sont les outils dont vous aurez besoin pour permettre à votre équipe de travailler à distance, de manière productive et sécurisée ? Devez-vous acheter des ordinateurs portables ou des ordinateurs de bureau pour vos employés ? Dupliquer les licences des logiciels utilisés par votre équipe afin qu’ils puissent les utiliser au bureau ou à tout autre endroit à partir duquel ils travailleront ? Voici donc quelques exemples de type d’outils dont vous aurez le plus besoin.
- BYOD + une solution d’accès à distance
Pendant longtemps, la façon traditionnelle de travailler à distance a été le réseau VPN d’une entreprise (réseau privé virtuel – pour accéder au Web via un serveur-). Il a été prouvé que ce réseau n’était ni optimal et ni assez évolutif pour permettre aux employés de télétravailler. Le VPN est coûteux et difficile à adapter et ses performances ne sont pas fiables.
Mais qu’est-ce l’accès à distance et comment cela fonctionne ?
L’accès à distance permet aux utilisateurs d’accéder à des ordinateurs de travail via n’importe quel ordinateur personnel Windows ou Mac ou même des appareils mobiles iOS ou Android. Cela permet aux entreprises de tirer parti des appareils personnels déjà à la disposition des employés (ordinateurs portables, tablettes, smartphones). On appelle cela le BYOD (Bring Your Own Device) et permet aux employés d’accéder aux réseaux et systèmes liés de l’entreprise en utilisant leurs appareils personnels, tels que les ordinateurs portables, les smartphones et les tablettes. Grâce à l’accès à distance et au BYOD, il n’est alors plus nécessaire d’investir dans des appareils ou des licences de logiciel en double, car lorsque les employés utilisent l’accès à distance, ils peuvent se connecter à leur ordinateur sur site et l’utiliser comme s’ils étaient assis devant.
Quels sont les critères de choix d’une solution d’accès à distance ?
Voici les éléments auxquels veiller pour une bonne solution d’accès à distance :
Capacité d’identification, de signature unique (SSO), pour garantir que les mots de passe des employés répondent aux exigences de conformité et de sécurité
Authentification à plusieurs facteurs des appareils ; la plupart des VPN n’ont pas cette capacité
Prise en charge du BYOD plutôt que d’exiger des utilisateurs distants qu’ils utilisent des appareils fournis par l’entreprise pour assurer la sécurité
Capacité de connexion par clic, par opposition à la configuration pénible, aux longs délais de connexion et aux performances souvent lentes des solutions basées sur le VPN
Mises à jour automatisées de l’infrastructure et des logiciels, car le recours à une mise à jour manuelle, comme cela est nécessaire avec les VPN, expose à des risques de sécurité, mais entraîne également des temps d’arrêt et des problèmes de compatibilité
Solution à faible latence capable de prendre en charge la vidéo HD en continu, améliorant ainsi la productivité des utilisateurs
Évolutivité rapide et facile pour des milliers d’utilisateurs
Aucune obligation de mettre en place un matériel de passerelle à chaque site distant
Possibilité pour l’équipe informatique de contrôler les transferts de fichiers et l’impression à distance (c’est-à-dire de les activer ou de les désactiver)
- Pour la gestion de projets : des logiciels comme ProofHub, Trello, Monday, et Workfront.
- Pour la communication en temps réel : Slack, Skype et Zoom.
- Pour la collaboration : Google Drive, Microsoft Teams et Confluence.
- Pour le suivi et la gestion des équipes : Hubstaff, Officevibe, et JotForm.
Bien que cette liste ne soit pas exhaustive, elle couvre les éléments cruciaux que vous devez prendre en compte lors de la mise en place de votre bureau hybride. Alors, à vous de jouer !
D’après les propos d’Alexander Draaijer, Directeur Général EMEA de Splashtop
