Sonovision - Réinventer la salle de réunion, la vision de Guillaume Briot, Marketing Manager Panasonic France

vendredi 3 janvier 2025
Par Julie Brand

Pour Guillaume Briot, la salle de réunion est le symbole d'une entreprise qui n'a pas entièrement adopté le travail hybride, il nous explique pourquoi...

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Changement majeur de ces dernières années, le travail hybride est désormais incontournable pour les entreprises. De là à dire qu’elles l’ont pleinement intégré ? Non, car cette évolution exige un remaniement fondamental de l’organisation des espaces et des outils de collaboration. Le cas de la salle de réunion, pensée pour le présentiel, en est le symbole le plus marquant. Celle-ci doit évoluer pour devenir un endroit inclusif et dynamique et redevenir un moment de productivité et de créativité.

Rompre avec la vision archaïque de la salle de réunion

Rien de neuf sous le soleil, les entreprises souffrent toujours d’un mal bien connu : l’overdose de réunion. Selon une enquête menée par la plateforme Slack, près de 55% des cadres estiment passer trop de temps en réunion pour un résultat parfois considéré comme contreproductif. Pour autant, doit-on y voir le signe d’une réduction prochaine de leur récurrence et du temps passé ? Rien ne porte à croire que les entreprises prennent ce chemin. Alors quitte à passer plusieurs heures en réunion, autant le faire dans un cadre attractif et engageant.

Si le travail hybride, via le télétravail notamment, s’est fait une place dans les process des entreprises, certains marqueurs de l’entreprise à l’image de la salle de réunion, sont figés dans le temps ou presque. Peu équipées, peu modulables, les salles de réunion sont des espaces manquant de flexibilité selon les types d’interactions qui s’y déroulent : qu’il s’agisse de brainstormings, de présentations formelles ou de sessions de collaboration rapide. Concrètement, nous observons une véritable fracture entre les participants sur place et à distance, empêchant ces derniers de contribuer de manière égale. Un sentiment d’iniquité s’installe et l’implication ainsi que la créativité des collaborateurs à distance s’en trouvent donc touchées.

Ici et à plus forte raison dans un contexte de travail hybride, la notion d’inclusion prend tout son sens. Aussi, et pour améliorer la participation et la productivité des équipes impliquées dans ces moments-là, il faut (re)penser ce lieu en fonction des usages. Actuellement, 30% des entreprises ont investi dans les infrastructures de connexion et des locaux réaménagés selon l’Observatoire du travail hybride & augmenté 2024. Les conditions techniques s’améliorent mais l’adaptation des managers aux enjeux du travail hybride n’est, pour l’heure, satisfaisante que dans une entreprise sur deux (53%) analyse ce même observatoire.

Penser la technologie pour créer un espace flexible

Il est inutile d’implémenter de la technologie sans une compréhension claire des besoins actuels autour de la salle de réunion. Certains problèmes évoqués ci-dessus doivent être remontés par les collaborateurs et les managers pour faire émerger des axes d’améliorations. Plus globalement, les entreprises doivent approfondir leur approche du travail hybride en articulant ce dernier de façon intelligente avec le présentiel. Penser de cette façon, notamment pour le cas de la salle de réunion, permet de dessiner plus aisément un plan d’action cohérent. Et dans ce cadre-là, la technologie prend tout son sens.

Les entreprises doivent ici repenser ces espaces en intégrant des configurations modulables et des outils de collaboration interactifs, pour répondre aux attentes d’agilité et de réactivité. Et à ce titre, les technologies immersives représentent un axe intéressant. Caméras intelligentes, audio optimisé, affichages larges et outils de coédition en temps réelle pour pallier l’absence physique permettent de créer une expérience de réunion bien plus fluide et collaborative.

En investissant plus franchement dans des salles de réunion adaptées, les entreprises pourront réduire les pertes de temps liées aux problèmes techniques, améliorer la qualité des échanges et, in fine, rendre les réunions plus productives. Et au-delà des bénéfices opérationnels, les organisations qui investissent en ce sens contribuent à faire évoluer le travail hybride, renforçant ainsi leur attractivité face à la concurrence.

Cette interview illustre combien la salle de réunion, bien qu’essentielle, doit évoluer pour refléter pleinement la réalité du travail hybride et les attentes des collaborateurs modernes.