Les systèmes de réservation de salles se matérialisent par un petit écran électronique, placé à la porte d’entrée, indiquant l’objet de la réunion et son horaire. À première vue, c’est la version numérique de l’antique feuille de papier affichée, dans le temps, sur la porte. Avec un écran tactile et un accès réseau, cet écran devient un terminal interactif pour modifier les données affichées sans retourner à son bureau ou, si la salle est libre, programmer une réunion à la volée et mettre à jour immédiatement le planning.
Un système de réservation de salle est composé de trois éléments principaux. Outre l’écran installé à l’entrée de chaque salle, l’élément moteur est le système de messagerie et d’agenda (Outlook, Notes…) grâce auquel tous les collaborateurs de l’entreprise coordonnent leurs activités. Cet élément essentiel étant déjà en place, il est hors de question que le système de réservation de salles vienne doubler cet outil. Tous les systèmes de réservation de salles se connectent donc directement au serveur de messagerie et d’agenda, en général Microsoft Outlook, mais également Office 365, IBM Lotus Notes, Google Calendar, cette liste pouvant varier selon les offres. Selon les constructeurs, les écrans peuvent dialoguer directement avec le serveur de messagerie et d’agenda, mais dans la plupart des cas, ils prévoient un serveur dédié au système de réservation qui va jouer le rôle de passerelle entre le serveur de messagerie et les écrans. Cette architecture à trois composants enrichit les fonctionnalités du système de réservation de salles, offre des outils de supervision et de configuration à distance, effectue une analyse statistique des usages et ouvre le système vers d’autres dispositifs de communication comme l’affichage dynamique.
Deux technologies d’affichage
Lors du choix d’un système de réservation, l’une des premières questions à aborder concerne la technologie des écrans placés à l’entrée des salles. Plus de 80 % de l’offre est basée sur des écrans de type LCD avec un affichage en couleur, la taille des dalles étant comprise entre 6 et 10 pouces pour une vision à faible distance devant la porte. Ces dalles et l’électronique interne de l’écran exigent une alimentation électrique permanente. Sur la plupart des produits, elle est conduite via le câble réseau grâce à la technologie POE. Il faudra donc prévoir des switchs réseau avec des ports POE. L’autre catégorie d’écran est basée sur l’affichage e-ink (ou encre électronique). Pour l’instant l’affichage est en niveaux de gris, mais pourrait bientôt passer à la couleur. Le principal avantage de cette technologie est sa très faible consommation en électricité, puisque la dalle a besoin de courant au seul moment où le contenu affiché est modifié. En conséquence, la dalle e-ink est alimentée par une série de piles boutons à remplacer tous les deux ou trois ans. Dans ce cas, l’écran communique sans fil grâce au wi-fi et aucun câble n’est nécessaire pour son raccordement. Il suffit de fixer l’écran sur une paroi et les travaux de pose sont terminés. Solution idéale pour équiper de manière discrète des parois vitrées.
Cela présente également un avantage non négligeable sur le plan financier. Renaud Mogenot, conseiller technique avant-vente chez Sidev, chiffre le coût du câblage et du raccordement d’un écran à environ 500 € par unité, en y incluant la main d’œuvre et le coût des actifs réseau. Par contre, le système d’encre électronique n’émettant pas de lumière, il est indispensable que ces écrans soient placés dans des zones correctement éclairées. Autre inconvénient de ce type d’écran, l’absence de barrettes lumineuses colorées en vert ou rouge, dont sont pourvues les versions LCD sur lesquelles, d’un coup d’œil, les salles libres ou occupées sont visualisées. Deux constructeurs, RoomZ et Innes, proposent des systèmes de réservation de salles basés sur des afficheurs à encre électronique.
Des fonctions interactives pour dialoguer sur place avec le système
La majorité des systèmes dialoguent de manière interactive avec le serveur du système de réservation, installé sur le site de l’entreprise cliente ou bien dans le cloud, qui lui-même communique avec le serveur de messagerie et d’agenda. Il est plus rapide d’intervenir sur l’écran local à l’entrée de la salle pour une modification de dernière minute, ou créer une nouvelle réservation pour l’occuper immédiatement si elle est libre. Pour éviter des modifications intempestives ou malveillantes, l’accès aux menus est sécurisé, soit un par un code chiffré, soit par un lecteur de badge RFID. Ce mode d’accès contrôlé est également mis à profit pour valider le début et la fin de réunion. En effet, l’une des hantises des gestionnaires de services généraux est l’organisation de réunions fantômes. Des réservations sont effectuées par précaution et à la dernière minute le lieu est modifié, voire la réunion annulée, mais pas la réservation de la salle. La plupart des systèmes de réservation exigent une validation au début de la réunion pour confirmer qu’elle se déroule réellement et que la salle est donc occupée. Cette fonction est optionnelle au moment de la configuration du système. À défaut de ce « check-in », la réservation est annulée au bout de 10 ou 15 minutes. La salle redevient libre immédiatement et celui qui a organisé cette réunion fantôme sera recensé dans les relevés statistiques. Plusieurs constructeurs associent des détecteurs de présence pour valider automatiquement la présence de personnes. Le serveur du système de réservation va stocker toutes ces informations afin d’établir des statistiques sur l’usage des locaux. Elles permettront d’adapter l’offre des salles aux besoins réels de réunion et éventuellement de découvrir que certaines salles sont toujours délaissées, et ce pour diverses raisons (mauvaise situation, aménagement peu adapté ou manque de confort…).
Des constructeurs spécialisées uniquement sur le room booking
Les fabricants de systèmes de réservation de salles se répartissent en deux catégories : ceux qui ont centré totalement leur activité sur ce type d’outils et de services : ainsi Steelcase avec son produit Roomwizard, RoomZ, Condeco et Evoko parmi les plus connus et d’autres acteurs plus spécialisés dans les systèmes de communication numérique ou d’affichage audiovisuel, pour lesquels les systèmes de réservation de salles sont l’un des volets complémentaires de leur offre commerciale. Ainsi en est-il chez Sony et Innes, ou chez les spécialistes des systèmes d’automation comme AMX ou Crestron. Dans la première catégorie, l’un des précurseurs est Steelcase, spécialiste de l’aménagement de bureaux, qui a lancé il y a plusieurs années son système Roomwizard. Comme ses concurrents, il s’appuie sur les outils classiques de messagerie et d’agenda. Malgré cette antériorité, beaucoup de spécialistes constatent que ce produit a peu évolué ces dernières années et que le design de son affichage offre un aspect un peu désuet. Renaud Mogenot constate que Sidev continue à vendre ces produits, mais surtout dans le cadre de remplacement ou d’extension de parcs existants et dont les clients ne veulent pas changer l’architecture centrale. La marque leader sur ce marché est le suédois Evoko, distribué en France par Comil. Après avoir vendu un système avec écran classique rectangulaire, Evoko a conçu Liso, son nouveau terminal d’affichage au format carré de 8 pouces, dans lequel vient s’inscrire une horloge analogique ronde précisant les périodes d’occupation de la salle sur la journée. Cette information est renforcée par un cadre lumineux rouge ou vert, visible de loin, qui indique l’état d’occupation de la salle. Evoko y a ajouté une troisième couleur ambre qui s’affiche quelques minutes avant la fin de réunion pour indiquer que la salle va bientôt se libérer. L’écran Liso est disponible en versions tactile et non tactile. Patrice Bernard, président de Comil, explique que « Evoko, en se consacrant à un seul produit, reste parfaitement à l’écoute des besoins des clients et l’enrichit sans cesse avec de nouvelles fonctions ». Aux fonctions de base, communes à tous les systèmes, Evoko ajoute, dans la fiche descriptive de la salle, sa capacité et son équipement (vidéoprojection, imprimante…) de manière à ce que ces informations deviennent l’un des critères de sélection lors du choix d’une salle. Dans l’écran du terminal, le constructeur a ajouté une rubrique Assistance pour transmettre une demande d’intervention en cas de panne dans la salle. Les développeurs d’Evoko ont conçu un add-on pour Outlook de manière à visualiser en 3D les plans des locaux pour situer les salles. Le terminal Evoko se raccorde, comme beaucoup de ses concurrents, via un port Ethernet POE ou en wi-fi. Il se clipse sur un support mural de manière à pouvoir le changer très vite en cas de panne. Il fonctionne, soit avec le serveur dédié aux applications de room booking, soit sans serveur en communiquant directement avec le serveur de messagerie et d’agenda. Le modèle économique est basé sur un prix de vente unique lors de l’acquisition sans frais récurrents pour les mises à jour ou l’exploitation du système.
Condeco est un constructeur anglais de systèmes de réservation de salles. Le terminal d’affichage placé à l’entrée de la salle est un écran LCD tactile de 10 pouces alimenté, soit en 12 V, soit par POE. L’identification des utilisateurs pour confirmer l’usage de la salle ou modifier directement les horaires de réservation se fait par Pin Code ou par lecture de badge. Il dispose aussi d’une balise Beacon pour communiquer directement en Bluetooth avec l’application dédiée de Condeco installée sur un smartphone. Comme la portée du Bluetooth est limitée à quelques dizaines de mètres, l’utilisateur voit sur son smartphone les salles disponibles à proximité. Les applicatifs de Condeco affichent l’équipement des salles et des services de conciergerie (demande de repas ou de collations, demandes d’assistance technique, etc.). Condeco vend les écrans terminaux et propose la fourniture et la gestion du serveur selon deux modes de commercialisation. Avec la version Connect, le serveur est hébergé dans le cloud via le revendeur ou l’intégrateur et se connecte aux serveurs de messagerie et d’agenda de l’entreprise pour récupérer les données de réservation. Avec la version Entreprise, le serveur est directement installé sur les infrastructures IT de l’entreprise et géré directement par ses équipes techniques. Comme indiqué plus haut, Roomz centre son offre sur des écrans à encre électronique (e-ink) avec une diagonale de 8 pouces et une résolution de 1 024 × 768 pixels (ratio de 4/3). Pour modifier les réservations ou changer de mode d’affichage, il dispose en partie basse de six boutons tactiles et est équipé d’un système NFC et Bluetooth. Le serveur est installé dans le cloud ou sur place dans l’entreprise, mais géré à distance via un portail web par l’intégrateur ou le revendeur qui affecte un sous-compte à chaque client, ce qui libère le client final de cette gestion. Ce dernier n’a que le serveur de messagerie ou d’agenda à charge. Roomz a particulièrement veillé à la sécurisation des données puisque ce ne sont pas des informations numériques qui sont véhiculées entre le serveur et l’écran (qui pourraient révéler des informations confidentielles sur ses activités) mais une simple image graphique de ce qui est affiché, le tout renforcé par un cryptage des liaisons. L’absence de serveur à mettre en place (puisque géré dans le cloud) et de câblage réseau pour raccorder les écrans rend la solution Roomz particulièrement rapide à déployer.
Des systèmes liés à l’affichage dynamique
D’autres constructeurs, comme Sony et Innes, conçoivent leur système de réservation de salles comme une extension de leurs outils d’affichage dynamique. En effet, les principes de diffusion et d’affichage des contenus sont très proches. En complément à ses moniteurs professionnels de la gamme Bravia, Sony a développé toute une gamme de logiciels de création de contenu et de supervision regroupés sous la dénomination Teos Manage. Pour les fonctions de réservation de salles, il s’agit du module logiciel Teosbook qui diffuse les informations d’occupation sur des versions adaptées de tablettes tactiles Android Sony, installées à côté de l’accès à chaque salle. Elles sont disponibles en versions 7 et 10 pouces. Innes est un constructeur spécialisé dans les architectures d’affichage dynamique. Pour les fonctions de réservation de salles, il propose ses écrans Slate 106, avec écrans e-ink, pilotés en wi-fi via le hub SMH300, lui même raccordé au réseau de l’entreprise. Un hub peut contrôler vingt écrans Slate 106. Frank Dupin, directeur d’Innes, met en avant les capacités de ses outils pour gérer à la fois la réservation de salles et l’affichage dynamique. Il est ainsi facile de créer des écrans d’orientation dans les halls d’accueil ou aux paliers des ascenseurs pour orienter les participants vers leurs lieux de réunion.
Mais les constructeurs exclusifs de systèmes de réservation de salles ne sont pas restés insensibles à ce besoin et ont pour la plupart développé sur leurs serveurs une web api qui reprend et met en forme les informations individuelles de chaque salle. À charge pour des systèmes d’affichage dynamique tiers de venir recueillir ces informations et les mettre en page pour des écrans d’accueil dans les halls ou tout lieu de circulation pour orienter visiteurs et participants. Evoko a mis au point une solution de ce type sur son serveur, mais propose également Pusco, un écran d’affichage de grandes dimensions et qui regroupe les réservations des salles du bâtiment ainsi que les messages d’information générale. AMX et Crestron, les deux constructeurs de systèmes de transport et de distribution d’images vidéo et informatiques, réputés aussi pour leurs outils d’automation et de supervision de salles de réunion, ont inscrit des systèmes de réservation de salles à leur catalogue. En réalité l’afficheur qu’ils proposent tous les deux pour les salles de réunion est un pupitre tactile de télécommande de taille 7 pouces détourné de sa fonction initiale de télécommande. En version de base, il n’est pas équipé de larges diodes de signalisation comme les produits de ses concurrents. Les boutons latéraux de sélection du pupitre tactile s’éclairent en vert ou rouge, mais cet affichage reste trop discret pour être vu de loin. Par contre, Crestron propose aussi bien des cadres lumineux à monter sur le pourtour de l’écran que des afficheurs lumineux en forme de drapeau à monter au-dessus de la porte d’accès. Les deux outils exploitent les fonctions tactiles de l’écran pour consulter ou mettre à jour les informations. Pour ces deux produits, il n’y a pas de serveur dédié aux fonctions de réservation de salles. Les écrans dialoguent directement avec les serveurs de messagerie et d’agenda et sont gérés par les outils de supervision et de gestion de salles de chacun d’eux. Ces produits sont intéressants pour les structures qui ont fait le choix de s’équiper de tels outils.
* Article paru pour la première fois dans Sonovision #12, p.34-36. Abonnez-vous à Sonovision (4 numéros/an + 1 Hors-Série) pour accéder, à nos articles dans leur totalité dès la sortie du magazine.
